有时，除了上面列出的要点之外，这种行为还有一个简单的原因！我们每个人都想被重视，被尊重!所以，花点时间想想你在没有收到会议材料时的感受。也许没有正式列入邀请行列.你到了会议室，看到其他人都有资料，而你没有！很多人会把它当作简单的疏忽，但如果有人受到压力，他们可能会做出不良反应，并且可能会破坏会议!比如说，你在主持电话会议，一个人在电话上说他们没有材料，然后另一些人会补充说，他们也没有!虽然这看起来不是个大问题，但所有的与会者潜意识里可能会认为你没有将后勤工作组织好.

　　第三，介绍本次会议的具体目的.我们得让大家明白这场会议的具体目的是什么？不是我们所有人进来都像行尸走肉一样来开会，说人家通知我来，我就来了，但他并不知道自己为什么来开会。我们想一下这样的会议何谈效率呢，而这个具体的目，会决定这场会议怎么开，以及开一些什么样的内容！这个很好理解。○根据会议记录和会议邀请，核对会议职权范围内的名单。确保它们的一致性!○确保移除那些仅作为代理人与会的人。许多人在有问题的会议结束后忘记移除名字.

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　　○确保正确记下人们的名字（和他们的角色）.这很重要.如果别人一不小心拼错了你的名字，你会有什么感觉？○确保材料中的信息是正确的！虽然这些事并不复杂，但都非常实用!在发送邮件之前要养成检查这些要点的习惯，这样你就可以在会议中避免一些挑战.总结沟通是现代企业成功的基石.你需要明确定义的PM沟通策略才能成长为一个团队.这就是使项目管理会议成为正确的关键所在!使用8ManagePMO项目管理软件可帮助项目经理提率，并使团队保持一致。

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　　因为这一句问候就是在提醒大家，我们的会议开始了，这本身就是一种仪式感，所以建议你在主持会议的时候，这个仪式感，是非常有必要存在的，当然仪式感也不是只有问候，也可以选择一起唱个歌儿，在开场的时候唱一下公司的司歌，那也是可以的，就看你们自己了，总之有总比没有要好。第二，介绍本次会议的主题.仪式感结束之后，要开始介绍本次会议的主题。来举个例子：“今天我们知道会议的主题是团队认知、团队协作”，告诉大家这场会议的主题是什么，让大家清楚。

　　这可能会让他们潜意识地认为，如果你不能组织后勤工作，材料和推荐信是否还可信？这种情况类似于你的演示文稿中出现计算错误等!信誉很快会丢失，你将无法做出你需要的决定，还要花时间安抚别人。在执行变更的多年经验里，专注于细节是有好处的.这里有一些简单的建议：○根据会议材料中列出的与会者仔细检查分发名单！不要简单地剪切和粘贴以前分发的电子邮件列表，它们通常会过时。○确保记下所有代理.有些人不使用原始的会议请求进行代理.