单位给采购机构的采购费包括购货款和保证金，如果你给的是购货款，是企业就通过“预付账款”，机关事业单位通过“暂付款”、“其他应收款”核算。采购完成以后凭发票转支出科目。如果你支付的是保证金，则通过“其他应收款”核算。

时间段不同。采购申请是MRP运行之后，计划订单转换过来的，未批准状态。采购单是采购申请已经经过批准的状态。采购合同应该与采购单同样状态，由各企业需求不同，有的采用采购单，而有的采用采购合同的形式。

采购员的基本素质要求:a。较强的工作能力采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。a-1分析能力由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。
因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。
随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析判断。a-2预测能力在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。
采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。
a-3表达能力采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。
“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。b。一定的知识与经验采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历，因为接受过正式专科以下教育训练的学生，其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。除此之外，采购员好具有商学知识，如企业管理、流通业管理、流行商品或行销等科系，并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。
b-1。产品知识无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。我们很清楚，一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购，尽管他从事采购已多年，但他仍会感到有些力不从心，如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识，补充的途径很多，如自学、参加相关专业培训班等。
一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员并不是时时刻刻在你的左右，况且有时他们因各种原因未必能帮你。对于零售企业采购员来说，对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入，因为其必须担负起销售业绩的相关责任。
以流行服饰的采购员来说；以家电用品的采购员而言，必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。不过，由于采购员采购的范围大小不一，物料种类为数甚多，更何况流行科学技术发展极为迅速，采购员要如何持续性的拥有产品知识呢？基本上，有几种方式可以供采购人员参考：大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。
b-2客观理智采购员在选择商品或商品组合时*不能凭自我的感觉，必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析，并将分析结果客观地呈现出来，选择*有利益的商品，不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。b-3专注投入对于采购员来说，专注投入相当重要，因为，采购员必须要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商，必须常常加班，尢其是生产的旺季，加班到深夜时有所见。
除此之外，采购员还必须协助高层主管规划采购策略，因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌，采购员必须毫无怨言地投入其中。c。良好的品德采购员必须具备如下良好的品德：c-1廉洁采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。
无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误已。“重利忘义”的人，是难以胜任采购工作的。c-2敬业精神“缺货或断货”实为采购人员大的失职。固然造成短缺的原因很多，若采购人员能有“舍我其谁”的态度，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。
c-3虚心与耐心采购员虽然在买卖方面较占有上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。
居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，克已奉公。c-4遵守纪律采购员是外出执行采购的人员，他们的一言一行都代表着企业与外界打交道，他们的工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，因此，企业对采购员规定了若干纪律，采购员必须自觉遵守，严格执行。
供应商管理办法一。总则1。为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。2。本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。二。管理原则和体制1。公司采购部或配套部主管供应商，生产制造、财务、研发等部门予以协助。
2。对选定的供应商，公司与之簦订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。3。公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。4。公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。5。公司对零部件供应企业可颁发生产配套许可证。
三。供应商的筛选与评级公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系。1。质量水平。包括：（1）物料来件的优良品率；（2）质量保证体系；（3）样品质量；（4）对质量问题的处理。2。交货能力。包括：（1）交货的及时性；（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订货货的批应能力。
3。价格水平。包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。4。技术能力。包括：（1）工艺技术的先进性；（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）技术问题材的反应能力。5。后援服务。包括：（1）零星订货保证；（2）配套售后服务能力。
6。人力资源。包括：（1）经营团队；（2）员工素质。7。现有合作状况。包括：（1）合同履约率；（2）年均供货额外负担和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽关系。具体筛选与评级供应商时，应根据形成的指标体系，给出各指标的权重和打分标准。筛选程序。
1。对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出5~10家候选供应商名单；2。公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组；3。评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家，双方协填调查表；4。经对各候选厂家逐条对照打分，并计算出总分排序后决定取舍。
四。核准为供应商的，始得采购；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格。五。每年对供应商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。六。公司可结供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照如上筛选供应商办法。七。对*高信用的供应商，公司可提供物料*、优先支付贷款等优惠待遇。
八。管理措施1。公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。2。公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。3。公司减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。4。公司制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。
5。公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。6。公司对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系。