他们可能发送单独的电子邮件。一，设计一个仪式感。我们看一下普通的会议主持是怎么开场的：“唉，大家都到了吧，看一下各部门都没有到齐哈，到了之后我们就开会了”，常规的普通的会议主持是不是这样的？当我们以这样非常散漫的方式来做会议的开场，显然大家很难进入到真正的会议角色当中，就是我们还没有真正的进入到角色里面，我们怎么样能够把一场会议开呢？是非常困难的.所以我们要设计一种仪式感，比如说简单的方式就是集体问候，“我可以让群里人起立嘛”，集体地问候大家，“大家上午好”，又是大家集体回应：“上午好”，然后请坐，一个简单的问候，就可以让大家尽快的进入到会议的角色和状态里面去.

　　○确保正确记下人们的名字（和他们的角色）。这很重要.如果别人一不小心拼错了你的名字，你会有什么感觉？○确保材料中的信息是正确的！虽然这些事并不复杂，但都非常实用.在发送邮件之前要养成检查这些要点的习惯，这样你就可以在会议中避免一些挑战!总结沟通是现代企业成功的基石!你需要明确定义的PM沟通策略才能成长为一个团队.这就是使项目管理会议成为正确的关键所在.使用8ManagePMO项目管理软件可帮助项目经理提率，并使团队保持一致.

找会议议程

正宗会议议程

　　你是否曾经遇到过这样的的情况：你认为是简单的项目会议，但结果却是痛苦且无效的？是否有与会者一开始就不高兴，会议再也没有恢复？虽然可能存在一些无法避免的情况!比如，参与者有不同的议程，在会议破坏项目对他们有利!也许个人认为你（或发起人//项目团队）冒犯了他们，他们只是想报复。还有更糟糕的，他们喜欢将对抗作为工作的一部分！这是个难以处理的局面.然而，聪明的PMO/项目经理应该意识到这种处境，并有希望预料到这一点。

会议议程

　　有时，除了上面列出的要点之外，这种行为还有一个简单的原因!我们每个人都想被重视，被尊重.所以，花点时间想想你在没有收到会议材料时的感受！也许没有正式列入邀请行列.你到了会议室，看到其他人都有资料，而你没有！很多人会把它当作简单的疏忽，但如果有人受到压力，他们可能会做出不良反应，并且可能会破坏会议。比如说，你在主持电话会议，一个人在电话上说他们没有材料，然后另一些人会补充说，他们也没有。虽然这看起来不是个大问题，但所有的与会者潜意识里可能会认为你没有将后勤工作组织好。

　　第三，介绍本次会议的具体目的!我们得让大家明白这场会议的具体目的是什么？不是我们所有人进来都像行尸走肉一样来开会，说人家通知我来，我就来了，但他并不知道自己为什么来开会。我们想一下这样的会议何谈效率呢，而这个具体的目，会决定这场会议怎么开，以及开一些什么样的内容!这个很好理解.○根据会议记录和会议邀请，核对会议职权范围内的名单!确保它们的一致性.○确保移除那些仅作为代理人与会的人.许多人在有问题的会议结束后忘记移除名字！